Na opdrachtverlening zal een inhoudskundige trainer telefonisch contact opnemen. Samen bespreek je de taken en werkzaamheden binnen het team. Aan de hand van een door ons ontwikkeld formulier worden passende aandachtsgebieden voor de KennisScan geselecteerd. De inhoudskundige trainer zal hierbij adviseren, zodat de scans volledig op de werkzaamheden van jouw medewerkers worden ingericht en de benodigde kennis voor hun functie optimaal gemeten wordt.
Nadat wij de formulieren hebben ontvangen, zullen wij de scans samenstellen. Wij vragen je de medewerkers vrij te plannen voor het afnemen van de scans. Een scan bestaat uit 60 vragen. Hiervoor heeft de medewerker 3 uren de tijd, wat neerkomt op (gemiddeld) 3 minuten per vraag. Wij vragen je de medewerker echt 3 uur vrij te plannen zodat deze in alle rust de scan kan maken.
Wij hebben een grote databank met vragen, waaruit het systeem gerandomiseerd vragen haalt om een scan samen te stellen. Dit betekent dat zelfs medewerkers die op dezelfde aandachtsgebieden gescand worden, niet altijd dezelfde vragen krijgen. Dit maakt dat je breed de aanwezige kennis in het team toetst.
De medewerkers ontvangen op een door jouw gekozen dag en tijdstip de inloggegevens via e-mail. Hiervoor vragen wij de e-mailadressen op. Houd er rekening mee dat wij ongeveer 10 werkdagen nodig hebben om de scans samen te stellen nadat wij de formulieren ontvangen hebben. Doorgaans kan je dus 1,5 tot 2 weken na het opsturen van de formulieren starten. Wanneer je sneller aan de slag wilt, is dit mogelijk tegen een geringe meerprijs.
Het is belangrijk dat medewerkers begrijpen dat het niet een kwestie is van slagen of zakken.
Het gaat om het inzichtelijk krijgen van de kracht van de teams en de hele afdeling. Dit vereist zorgvuldige uitleg van de leidinggevende aan de medewerkers.
Binnen het vastgestelde tijdsbestek maken de deelnemers de KennisScan en monitoren wij tussentijds de voortgang. Nadat de laatste medewerker de scan heeft afgerond stellen wij een uitgebreide rapportage samen waarin alle resultaten overzichtelijk in diagrammen te zien zijn. Het samenstellen van deze rapportage neemt doorgaans 5-7 werkdagen in beslag.
Wanneer de laatste medewerker de scan gemaakt heeft zetten wij de feedback open. Medewerkers kunnen in de online omgeving hun vragen, het door hun gegeven antwoord en een toelichting op het juiste antwoord inzien.
Nadat de scans gemaakt zijn en de rapportage verstuurd is, komen wij graag bij jullie langs om toelichting te geven op de resultaten. Het is belangrijk om niet alleen naar de resultaten te kijken, maar ook altijd de mens achter het resultaat in gedachte te houden bij de interpretatie. Wij zorgen dat bij het gesprek een inhoudskundige trainer van ons aanwezig is, zodat direct ook een opleidingsadvies gegeven kan worden. Desgewenst stellen wij een offerte op, in afstemming met deze trainer. Hierbij houden we niet alleen de resultaten van de KennisScan in het oog, maar ook jullie opleidingswensen- en budget en het advies van de trainer.
Gedurende het gehele traject word je door ons begeleid. Hiervoor stellen wij een opleidingscoördinator van Segment ter beschikking en voor het technische gedeelte ook een ICT expert. Met al je praktische en technische vragen kun je bij dit tweetal terecht en zo garanderen wij dat je de gehele looptijd optimaal begeleid wordt.
Voor de inhoudelijke afstemming van de scans, het adviesgesprek naar aanleiding van de resultaten en al jullie tussentijdse vakinhoudelijke vragen zal mevrouw Wieke de Boer-Hamstra, Beste ambtenaar Burgerzaken 2019, ter beschikking staan.
De KennisScan is ook een ideaal hulpmiddel om de kennis van een nieuwe of potentiele medewerker te scannen. Samen kunnen we een scan samenstellen die bij nieuwe of potentiele medewerkers kan worden afgenomen. Deze wordt dan eenmalig ingericht en op verzoek verstuurd naar de desbetreffende personen. De scan kan gewoon in ons database blijven staan en zal desgewenst ter beschikking staan.
Hieronder tref je een geschatte doorlooptijd. De doorlooptijd is afhankelijk van een aantal factoren zoals het tijdig ter beschikking stellen van gegevens en de mogelijkheid tot vrijplannen van medewerkers
Week 1
Telefonisch contact met de inhoudskundige en het samenstellen van scans.
Week 2 en 3
Na ontvangst van de formulieren stellen wij de scans samen. Je kunt ondertussen de medewerkers vrijplannen.
Week 4 en 5
Uitvoeren van de scans, afhankelijk van het vrijplannen van de medewerkers en natuurlijk de grootte van het team.
Week 6-7
Analyse van de resultaten.
Week 8
Rapportage beschikbaar per e-mail.
Bij de bespreking van de resultaten kan Segment desgewenst suggesties doen voor eventuele scholing of andere leerinterventies. Het is goed voorstelbaar dat de medewerkers die een bepaald werkproces uitvoeren en waar een aanwijsbare lacune in kennis zit, een gerichte instructie op maat krijgen. Ook is het denkbaar dat er bij een bepaalde medewerker voldoende kennis op een werkproces zit en bij een collega op een deel minder kennis paraat is. Een tijdelijke ‘maatjesconstructie’, ligt hierbij dan voor de hand. Kortom, op het gebied van opleidingsadvies zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Leren gebeurt niet alleen door klassikale overdracht van kennis. Wij gaan uit van het motto ‘lerend werken, werkend leren’.
